Ghid de funcționare a Spațiului Privat Virtual. Tot ce trebuie să cunoști la momentul actual. Episodul III

Nu mai încape îndoială cu privire la utilitatea și aplicabilitatea Spațiului Privat Virtual în viața antreprenorilor. Pe fondul comunicării moderne, acesta devine instrumentul fără de care companiile nu mai sunt relevante la momentul actual. O unealtă cu incidență recunoscută asupra comunicării digitale dintre tine și Agenția Națională de Administrare Fiscală. În acest sens, este oportun ca antreprenorii să cunoască în integralitate funcționalitățile aplicației pentru a optimiza maniera de comunicare cu ANAF. În această manieră, episoadele care conturează seria ghidului de funcționalitate a Spațiului Privat Virtual reprezintă o îndrumare a întreprinzătorului pe calea comunicării digitale dintre organele fiscale și structurile organizatorice ale companiei. Comunicare ce real dictează revoluționarea modului de a face afaceri într-o eră a optimizării digitale continue.

Episoadele anterioare care fac subiectul problematicii propuse raportat la minighidul funcționalitării SPV au avut în centru prezentarea detaliată a secțiunilor platformei legate de Mesaje, Solicitări, Plăți Creanțe, Programări online, Trezorerie, Buletin Fiscal, Instrumente specifice, Numere inventar și Depunere declarații. Fiecare dintre aceste secțiuni conlucrează la definirea optimizării comunicării digitale dintre tine, ca antreprenor, și Agenția Națională de Administrare Fiscală.

În episodul de astăzi conturăm finalul seriei minighidului de funcționalitate a Spațiului Privat Virtual. Astfel, punem în lumină ultimele aspecte legate de Registrul RO e-factura, Test factura electronică și RO e-transport. Acestea reprezintă ultimele secțiuni ale platformei SPV.

1. Registrul RO e-factura

Orice antreprenor care s-a oprit asupra lecturii materialelor din seria celor legate de funcționalitatea SPV cunoaște obligativitatea utilizării sistemului național RO e-factura pentru marcarea tranzacțiilor efectuate între modelele de afaceri de tip B2G și B2B. Obligativitatea B2B a fost marcată de anul 2024, când începând cu data de 1 ianuarie toate companiile au fost obligate la emiterea și transmiterea facturilor în cadrul platformei naționale. Anul 2025 vine cu finalizarea ciclului progresiv de integrare a RO e-facturii în cadrul proceselor organizaționale prin obligativitatea transmiterii facturilor emise prin intermediul platformei în relația de tip B2C.

Registrul RO e-factura cuprinde 3 subsecțiuni: Registru RO e-factura (079), Registrul RO e-factura (081) și Registrul RO e-factura (084).

Registrul RO e-factura (079) face referire la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-factura executări silite. Formularul 079 se completează și se transmite de către organele de executare silită care emit facturi în numele și în contul debitorilor. Acest aspect este valabil indiferent dacă persoanele impozabile intră sau nu în categoria plătitorilor de taxă pe valoare adăugată. În acest sens, facturile se vor emite pentru livrările de bunuri efectuate în cadrul operațiunilor de executare silită sau în situația valorificării bunurilor mobile și imobile sechestrate în cadrul procesului penal. Cererea se completează în format electronic și se transmite prin intermediul mijloacelor de comunicare la distanță. Transmiterea acesteia atrage după sine înregistrarea în cadrul Registrului RO e-factura executări silite.

Registrul RO e-factura (081) face referire la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-factura opțional/renunțare la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-factura opțional. Acest formular se completează de către asociații și fundații, alte asociații fără scop patrimonial, partidelor politice, cultele care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, pentru facturile emise în perioada 1 iulie 2024-30 iunie 2025; institutele/centrele culturale ale altor state care activează pe teritoriul României în baza unor acorduri interguvernamentale, pentru livrările de bunuri/prestări de servicii efectuate de către acestea până la data de 1 iulie 2025; agricultori persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori; operatori economici nestabiliți în România, care optează, în relația comercială B2B sau B2G către transmiterea facturilor prin intermediul sistemului național RO e-factura etc.

Aceasta se poate transmite prin intermediul Spațiului Privat Virtual, prin completarea informațiilor solicitate cu privire la codul de identificare fiscală al companiei, selecționarea uneia dintre categoriile menționate mai sus și acționarea butonului Trimite.

Registrul RO e-factura (084) face trimitere la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura. Aceasta se completează și se transmite de către entitățile care derulează activitate economică (prestarea de servicii, executare de lucrări, livrare de bunuri) și care emit facturi către alte companii, fiind astfel obligate la transmiterea acestora în cadrul sistemului național RO e-factura. Transmiterea acesteia se realizează prin intermediul mijloacelor de comunicare electronice.

Transmiterea cererii este simplificată prin intermediul Spațiului Privat Virtual, în sensul pașilor minimali care trebuie parcurși în vederea modificării statusului privind înregistrarea în cadrul Registrului RO e-factura.

1. Test factura electronică

Secțiunea Test factură electronică cuprinde alte două subsecțiuni relaționate la Trimitere factură și Răspunsuri factură.

Prin acționarea butonului Trimitere factură electronică se pot încărca, cu titlu de testare, facturile emise prin intermediul sistemelor informatice proprii și care trebuie transmise prin intermediul platformei. Această subsecțiune include și pașii necesari de parcurs pentru a transmite și verifica starea facturii încărcate. Astfel, încărcarea fișierului de tip xml, generat cu ajutorul unui program de facturare, se realizează prin acționarea butonului Transmitere xml factură. Verificarea cu privire la starea transmiterii acestuia se face pe baza indexului de încărcare primit.

Subsecțiunea Răspunsuri factură face trimitere la facturile primite prin intermediul sistemului de testare a facturării electronice. Astfel, pot fi vizualizate documentele încărcate în cadrul platformei cu maxim 60 de zile înainte de data verificării.

1. RO E-transport

RO E-transport face parte dintre paradigmele digitalizării fiscale care alături de RO E-factura, RO E-TVA, RO E-case de marcat electronice fiscale, RO E-sigiliu conturează cadrul modern de organizare și funcționare a afacerilor din România în ultima perioadă de timp. Aceasta este utilizată de către companiile care realizează transporturi de marfă supuse monitorizării prin intermediul sistemului. Esența sistemului este legată de obținerea unui cod unic de identificare a transportului care face posibilă tranzitarea autoheviculului pe teritoriul României sau pe drumurile internaționale (pentru anumite categorii de bunuri). Este vorba despre codul UIT format dintr-o combinație de caractere alfanumerice. Cod care poate fi obținut pe baza introducerii tuturor datelor transportului în cadrul platformei RO e-transport.

Ultimul meniu al Spațiului Privat Virtual din cadrul SPV face trimitere la cele două versiuni ale aplicației RO e-transport. Acestea pot fi accesat direct prin intermediul platformei.

Prima versiune a aplicației este adaptată conform cadrului legislativ anterior OUG 132/2022 privind modificarea și completarea unor acte normative. Aceasta poate fi folosită în continuare, datele generate în ea fiind transmise către versiunea a doua a RO e-transport. Interfața primei versiuni este reflectată în cadrul imaginii de mai jos. Aceasta cuprinde câmpuri legate de codul declarantului, denumirea acestuia, data notificării, tip, codul UIT, data transportului, codul și denumirea partenerului, statusul, nr. vehicul, nr. remorcă, PTF, birou vamal, nr. bunuri, greutatea netă și greutate brută și valoarea bunurilor.

Versiunea a doua a aplicației ilustrează o interfață grafică diferită de cea a primei variante. Aceasta include mai multe secțiuni legate de Datele declarantului, Notificare, Partener comercial, Organizatori transport, Vehicule/Modificări, Locuri start/final parcurs rutier pe teritoriul național, Bunuri-Totaluri, Alte informații.

Astfel, materialul de mai sus încheie seria minighidului de funcționalitate a Spațiului Privat Virtual cu ultimele 3 secțiuni ale platformei legate de Registrul RO e-factura, Test factura electronică și RO e-transport. În această manieră, utilizatorii platformei dețin bazele fundamentale în explorarea sistemului care conferă toate premisele pentru optimizarea comunicării digitale dintre companie și Agenția Națională de Administrare Fiscală.

• Referințe principale de informare

Agenția Națională pentru Administrare Fiscală, Spațiul Privat Virtual, disponibil la adresa: https://login.anaf.ro/vdesk/hangup.php3.

Ordin nr. 3.769 din 17 iulie 2024 pentru aprobarea Procedurii privind organizarea și înscrierea în cadrul Registrului RO e-Factura executări silite, precum și a modelului, conținutului și instrucțiunilor de completare ale formularului (079) “Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura executări silite”, Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 719 din 23 iulie 2024.

Ordin nr. 3.788 din 23 iulie 2024 pentru aprobarea Procedurii privind organizarea și înscrierea în Registrul RO e-Factura opțional, precum și a modelului, conținutului și instrucțiunilor de completare ale formularului (081) “Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura opțional/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura opțional”, Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 736 din 29 iulie 2024.