Ce documente conține un dosar de contabilitate?

Episodul I

Ești proaspăt antreprenor. Sau, dimpotrivă, unul experimentat. Principalul aspect de care ai luat cunoștință din noua postură deținută este faptul că trebuie să ai în vedere gestiunea financiar-contabilă a companiei tale. Pentru aceasta, cu o frecvență lunară trebuie să prezinți departamentului financiar-contabil sau serviciului de contabilitate documentele primare pe marginea cărora se va întocmi dosarul de contabilitate. Acesta prezintă o imagine amplă cu privire la aspectele legate de poziția și performanța financiară a companiei la a cărui bord de conducere te afli.

Rolul și semnificația documentelor cuprinse de un dosar de contabilitate responsabilizează factorii decizionali ai companiei spre înțelegerea aspectelor de bază cu privire la conținutul și scopul fiecărui document.

Un prim aspect la care trebuie să iei seama este legat de faptul că dimensiunea dosarului contabil este dictată de câțiva factori precum: mărimea companiei, numărul de puncte de lucru ale firmei, obiectul de activitate, numărul de magazine de desfacere, numărul de centre de cost etc.

Un alt aspect de interes major pentru antreprenori este legat de atenția sporită pe care aceștia trebuie să o acorde întocmirii corecte a documentelor de evidență primară. La ce se referă acest aspect? Iată mai jos câteva mențiuni cu privire la acest aspect:

Tips&tricks cu privire la o bună gestiune a documentelor de evidență primară a afacerii tale:

• Asigură-te că toate facturile emise către clienții tăi sunt transmise în cadrul sistemului național RO e-factura. Pentru aceasta poți apela la utilizarea programelor de facturare integrate care asigură transmiterea automată a facturilor după emiterea acestora. Dacă nu iei în calcul acest aspect există o serie de consecințe negative asupra bunei gestionări a activității financiar-contabile a companiei tale. De exemplu, începând cu 1 iulie 2024, facturile care nu sunt transmise prin intermediul sistemului național RO e-factura nu mai pot reprezenta baza documentară pentru înregistrarea operațiunii în contabilitate. Astfel, dacă nu transmiți factura emisă către clientul tău în E-factura, acesta nu poate să deducă taxa pe valoare adăugată. Reciproca este de asemenea valabilă. Dacă nu primești factura de achiziție a bunurilor, prestare a serviciilor ori executare a lucrărilor de la furnizori, prin intermediul platformei, nu poți sa îți deduci TVA-ul.
• Asigură-te că ai marcat corect instrumentul de încasare a creanței pe factura emisă către clientul tău. Acest aspect are implicații asupra manierei stingerii creanței în contabilitate. Evident, trebuie să anexezi dosarului de contabilitate și chitanța de încasare. Dacă încasezi creanța pe baza instrumentele de încasare în numerar, alege codul 10-în numerar iar dacă încasezi creanța prin intermediul contului bancar, marchează factura prin codul 42-plata în contul bancar.
• Predă actele persoanei responsabile de gestiunea activității financiar-contabile a companiei tale aranjate în ordinea cronologică a derulării operațiunilor, la data stabilită de comun acord prin intermediul contractului de prestări servicii.
• Asigură-te asupra aspectului completitudinii actelor predate contabilității. Dosarul trebuie să conțină toate documentele aferente tranzacțiilor derulate în luna de referință.
• Fii cooperant. Oferă toate informațiile pe care le solicită contabilul și documentează temeinic ceea ce nu cunoști cu exactitate cu privire la operațiunile derulate de tine pe parcursul unei perioade de gestiune.

Exemplu de bună conduită

Ești deținătorul unei afaceri cu obiect de activitate arondat codului CAEN 1089-fabricarea altor produse alimentare. Care sunt documentele care trebuie predate contabilului pentru prelucrarea acestora și generarea situațiilor financiar-contabile? Iată mai jos o listă orientativă a acestora:

1. Facturile primite de la furnizori (acestea trebuie descărcate din cadrul sistemului național RO e-factura). La contabilitate se predau documentele primite în sistemul național RO e-factura chiar dacă în prealabil ai primit facturile în format fizic (sau electronic) cu tipizatele de la furnizori.

Atenție! Ca utilizator al platformei RO e-factura îți revine responsabilitatea arhivării facturilor primite în cadrul sistemului. Documentul original este considerat fișierul în format xml alături de semnătura electronică a Ministerului de Finanțe. Acestea trebuie păstrate timp de 5 ani de la momentul emiterii.

1. Facturile emise de tine către clienții tăi în formatul specific RO e-facturii.

Iată mai jos formatul facturilor primite și transmise prin intermediul sistemului național RO e-factura.

1. Chitanțele de stingere a datoriilor către furnizori.
2. Chitanțele de încasare a creanțelor.
3. Rapoarte zilnice generate de aparatele de marcat electronice fiscale.
4. Registrul de casă în format tipizat (acesta se întocmește cu o regularitate zilnică).
5. Raportul de gestiune în format tipizat (se întocmește zilnic) care atestă evidența stocurilor.
6. Extrasul de cont pentru fiecare cont de disponibil deținut de către companie.
7. Alte documente care stau la baza înregistrării în contabilitate a tranzacțiilor economice derulate de către tine.

Un lucru semnificativ de care trebuie să ții cont este corelat la racordarea la elementele modernității în materie de digitalizare fiscală a afacerii. Este vehiculat extrem de des acest aspect în cadrul mediului de afaceri, în așa fel încât este aproape imposibil să nu fii la curent cu demersurile privitoare la ralierea la modernitate digitală. Pilonii digitalizării fiscale precum RO e-factura, RO e-TVA, RO e-SAFT, RO e-case de marcat și RO e-sigiliu sunt reprezentanții digitalizării fiscale a ultimilor ani care au stat sub egida informatizării complexe a afacerilor. Funcție de operațiunile derulate de către compania condusă de tine precum și raportat la elementele vectorului fiscal, trebuie să recurgi la tranziția către sistemele informaționale moderne. De exemplu, sistemul național RO e-factura va fi obligatoriu din anul 2025 pentru toate modelele de business specifice spectrului economic: relații de tip B2G, B2B (obligatoriu de la 1 ianuarie 2024) și B2C (valabil de la 1 ianuarie 2025). Indiferent de mărime, obiect de activitate ori alte elemente structurale ale activității tale, este obligatorie utilizarea sistemului RO e-factura. De asemenea, dacă realizezi transporturi naționale și internaționale de bunuri este nevoie să te raliezi la reglementărilor RO e-transport. Dacă deții un aparat de marcat electronic fiscal, pe baza conectării acestuia la serverele ANAF, informațiile se vor transmite în cadrul sistemului național RO e-case de marcat electronice.

Deoarece lucrurile se schimbă permanent din acest punct de vedere, este esențial să fii flexibil în ceea ce privește adoptarea schimbării. De asemenea informarea trebuie să reprezinte o constantă a vieții tale iar încheierea de parteneriate cu specialiști în domeniul digitalizării companiei o practică solidă.

Acest prim episod cu privire la documentația necesară care constituie parte integrantă a dosarului de contabilitate scoate în lumină responsabilitate ta, ca antreprenor, privitor la întocmirea corectă a documentelor de evidență primară și ralierea la modificările care vizează modul și maniera de întocmire a acestora. În cadrul episodului următor, vom completa imaginea cu următoarele elemente raportat la tot ceea ce trebuie să conțină un dosar de contabilitate.

• Referințe principale de informare

Sistemul național RO e-factura, disponibil prin intermediul site-ului Agenței Naționale pentru Administrare Fiscală.

Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile Publicat în Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.