Ce documente conține un dosar de contabilitate?

Episodul II

Episodul I din seria documentelor cuprinse de către un dosar de contabilitate a punctat aspectele principale cu privire la o primă parte a documentației financiar-contabile a unei companii. Documentele de evidență primară. Într-o oarecare măsură, aspectul corectitudinii acestora intră sub incidența contribuabilului. De buna organizare și gestionare a documentelor contabile primare depinde întocmirea registrelor de contabilitate și implicit a situațiilor financiare anuale.

După ce te-ai asigurat cu privire la îndeplinirea responsabilităților legate de transmiterea completă și oportună a documentelor de evidență primară, contabilul va prelucra documentele în vederea oglindirii imaginii complete a activității companiei tale. La finalul activității de prelucrare a datelor vei primi dosarul cu acte contabile care va cuprinde o serie de documente prezentate pe parcursul acestui material. De asemenea, vom ilustra, aleatoriu, câte un model din fiecare document, pentru a cuprinde exact imaginea reală a componenței dosarului de contabilitate. Iată așadar principalele aspecte ilustrate de către un astfel de dosar:

1. Totalitatea documentelor care atestă achiziția de bunuri, prestarea de servicii, executarea de lucrări alături de notele de recepție ale bunurilor.
2. Jurnalul de cumpărări reflectă o situație centralizatoare a tuturor achizițiilor efectuate pe parcursul unei perioade de referință (De regulă, acesta se întocmește cu o frecvență lunară).
3. Totalitatea documentelor emise către clienți care atestă vânzarea de bunuri, prestarea de servicii ori efectuarea de lucrări. Este indicat, pe lângă formatele specifice generate prin intermediul aplicației de facturare să ții cont și de formatul particular al documentelor încărcate în sistemul național RO e-factura.

1. Jurnalul de vânzări care reprezintă un tablou al ieșirilor de bunuri, prestărilor de servicii ori executărilor de lucrări dintr-o anumită perioadă de referință (De obicei, luna calendaristică).
2. Registrul de casă reprezintă documentul centralizator al încasărilor și plăților efectuate pe parcursul unei perioade de gestiune (luna) reprezentând bază pentru determinarea soldului disponibil la finele fiecărei zile.

Atenție! Nu uita să ai în vedere ultimele reglementări în materie de întocmire corectă a registrului de casă. Responsabilitatea care îți revine ție ca antreprenor este legată de respectarea plafoanelor privitoare la încasările și plățile realizate în numerar, precum și cea legată de neefectuarea anumitor tranzacții interzis a fi efectuare cu numerar. De asemenea, dacă derulezi operațiuni în valută, dosarul de contabilitate va cuprinde registrul de casă întocmit și în valută. Dacă dorești să te raliezi regulilor privind întocmirea corectă a registrului de casă te invităm să parcurgi materialul publicat pe această temă prin intermediul blogului nostru, prin intermediul link-ului de acces: https://blog.mfirme.ro/2 024/07/04/ minighidul-antreprenorului-informat-tot-ce-trebuie-sa-stii-in-anul-2024-despre-tranzactiile-cu-numerar/.

1. Jurnalul operațiunilor bancare care reflectă totalitatea încasărilor și plăților realizate în prezența instrumentelor fără numerar. Acesta se întocmește atât pentru încasările și plățile în numerar cât și pentru cele efectuate în valută.
2. Statul de plată care reflectă totalitatea obligațiilor bănești față de salariați. Acesta face referiri și la aspecte legate de contribuțiile sociale, impozitul datorat precum și la alte aspecte relaționate la forța de muncă.
3. Registrul imobilizărilor reflectă situația mijloacelor fixe. Acesta cuprinde date legate de valoarea de intrare a imobilizărilor, amortizarea înregistrată și valoarea rămasă de amortizat.
4. Situația soldului analitic al furnizorului și al clienților reflectă facturile neachitate furnizorilor la un anumit moment de referință. De asemenea, soldul analitic al clienților relevă starea neîncasată a facturilor emise către clienți.
5. Lista notelor contabile aferentă unei anumite perioade de raportare cuprinde modificările survenite în cadrul articolelor contabile în intervalul de referință. Acestea au fost generate automat de către softul contabil și/sau au fost introduse de către cel care prelucrează datele financiar-contabile. Acestea sunt generate la finalul unei perioade de raportare.

1. Registrul Cartea Mare reprezintă un document contabil cu caracter obligatoriu care evidențiază lunar și sistematic mișcarea elementelor de activ, capitaluri proprii și datorii la un anumit moment. Pe baza acestuia se întocmește balanța de verificare. Documentul cuprinde aspecte referitoare la rulajele debitoare și creditoare ale conturilor, simbolul contului precum și soldul final al acestuia. Este bine să cunoști faptul că acest document poate fi înlocuit cu fișa de cont pentru operațiuni diverse.
2. Registrul jurnal este o imagine a tuturor operațiunilor economice efectuate de către companie în perioada de referință. Acesta trebuie să cuprindă informații cu privire la felul, numărul și data documentului justificativ, explicații asupra operațiunilor realizate precum și conturile sintetice debitoare și creditoare în care au fost consemnate sumele aferente operațiunilor.
3. Registrul inventar face parte, alături de cele două registre menționate mai sus din categoria registrelor obligatorii de contabilitate care trebuie întocmire și cuprinde totalitatea elementelor de activ, capitaluri proprii și datorii grupate funcție de natura acestora, și care au fost inventariate de entitate, pe baza normelor în vigoare. Acesta se completează de către companie după efectuarea inventarierii faptice a tuturor elementelor sale patrimoniale. Toate elementele care sunt înscrise în cadrul Registrului Inventar au la bază listele de inventariere.
4. Balanța de verificare este cheia de verificare a corectitudinii operațiunilor economice înregistrate în cursul perioadei de referință. De asemenea, aceasta asigură controlul concordanței dintre conturile sintetice și analitice. Balanța de verificare este un document cu impact major asupra întocmirii situațiilor financiare ale companiei. De aceea, este important să acordăm atenție majoră manierei de întocmire a acesteia.
5. Situații cu privire la evoluția profitului (dacă entitatea se încadrează la categoria plătitorilor de impozit pe profit) care reflectă evoluția elementelor de venituri și cheltuieli, organizat, funcție de natura și proveniența acestora și care poate contribui la optimizarea indicatorilor de performanță.
6. Situații privind evoluția diferitelor categorii de indicatori, precum: profit brut, profit net, cifra de afaceri, venituri, cheltuieli care să contribuie la conturarea imaginii cu privire la aspecte legate de poziția și performanța financiară a afacerii tale.
7. Declarații fiscale sunt reprezentate de formularele speciale prin intermediul cărora sunt stabilite obligațiile de plată datorate de către contribuabil către bugetul de stat. Acestea se depun funcție de vectorul fiscal al companiei tale. Vectorul fiscal cuprinde totalitatea obligațiilor fiscale care îți survin în calitate de contribuabil în legătură cu bugetul de stat alături de regularitatea achitării acestora. De pildă, poți să intri în categoria plătitorilor de TVA obligați la depunerea lunară a decontului de TVA aferent declarației D300, și implicit, la achitarea lunară a acestuia. Vectorul fiscal poate fi obținut printr-o cerere depusă Agenției Națională de Administrare Fiscală prin intermediul Spațiului Public Virtual. Iar dacă dorești să cunoști calendarul privind depunerea declarațiilor fiscale, te invităm să accesezi site-ul Agenției Național de Administrare Fiscală, disponibil în cadrul următorului link: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/AsistentaContribuabili_r/Calend ar/Calendar_obligatii_fiscale_2024.htm.

Astfel, materialul de mai sus punctează aspectele legate de conținutul dosarului de contabilitate din perspectiva contabilului. Dacă episodul I din sfera componenței dosarului de contabilitate a prezentat documentele de evidență primară care trebuie predate de către contribuabil serviciului de contabilitate (în situația în care compania a externalizat serviciul de contabilitate), cel de-al doilea episod ilustrează aspectele care completează dosarul de contabilitate prin documentele de prelucrare și sinteză contabilă. În această manieră, deții o imagine complexă cu privire la tot ceea ce trebuie să cuprindă dosarul cu actele contabile care ilustrează poziția și performanța financiară a companiei tale.

• Referințe principale de informare

Sistemul național RO e-factura, disponibil prin intermediul site-ului Agenței Naționale pentru Administrare Fiscală.

Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile Publicat în Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.