Ai neapărată nevoie de un program de contabilitate pentru gestiunea afacerii tale?

Nu de puține ori ți-ai pus întrebări cu privire la utilitatea reală a unui soft de contabilitate pentru afacerea derulată de tine. Este o preocupare justă, întrucât o aplicație de contabilitate performantă implică și costuri destul de ridicate de achiziție și întreținere. De altfel, semnificația crescută a securizării afacerii și a datelor financiar-contabile legate de activitatea derulată impune utilizarea unui program complex, cu funcționalități moderne.

Pe fondul multitudinii de softuri de contabilitate disponibile pe piața aplicațiilor informatice, înțelegem că este destul de dificilă decizia de adoptare a celui mai performant program. Având în vedere circumstanțele descrise, intervine inevitabil dificultatea implementării celei mai eficiente aplicații, care să satisfacă cerințele informaționale ale companiei și care să ofere și un raport calitate-preț convenabil.

Trebuie să contrastăm însă semnificația crescută în vederea adoptării unei aplicații informatizate la nivelul departamentului financiar-contabil al companiei tale. Astăzi, contabilitatea nu mai poate fi percepută în afara utilizării mijloacelor informaționale moderne. De aceea, materialul de mai jos o sa îți confere cele mai importante rațiuni pentru a adopta un astfel de sistem. La finalul acestuia, îți vom face și mici recomandări în privința alegerii celui mai potrivit program contabil pentru gestiunea afacerii tale astfel încât decizia tranziției spre sisteme moderne să nu mai fie amânată.

Răspunsul la întrebarea Avem nevoie neapărată de un program de contabilitate? este cu certitudine DA. Orice companie care își derulează activitatea în contextul digitalizării informaționale masive are nevoie acută de un astfel de sistem.

Dacă ai îndoieli cu privire la utilitatea reală a implementării, iată mai jos cele mai importante motive pentru a realiza tranziția spre astfel de sisteme:

1. Gestionezi volume mari de date. În contextul birocrației crescute care înconjoară companiile, niciun contabil nu ar mai putea să facă față realizării unei evidențe contabile din pix. Complexitatea proceselor organizaționale impune utilizează unor soluții computerizate.

2. Reduci considerabil rata de eroare umană. Aspectele menționate mai sus (gestionarea unor volume mari de date) atrage după sine posibilitatea reducerii ratei de acuratețe a datelor. Pentru a diminua considerabil acest risc, este bine să fim deschiși spre adoptarea soluțiilor informatizare moderne, cum sunt aplicațiile de contabilitate.

3. Ai acces la diverse rapoarte generate pe baza prelucrării diverselor categorii de date. În acest sens, adoptarea oportună a deciziilor este prioritizată, aspect care determină optimizarea indicatorilor de performanță ai afacerii.

4. Menții pasul cu modificările legislative în vigoare. Un program de contabilitate performant, te ajută să fii mereu la curent cu toate impunerile de natură legislativă din domeniu. Trebuie să știi faptul că recurența apariției noutăților legislative este extrem de crescută în domeniul financiar-contabil. De aceea, un soft care să realizeze permanent implementări conforme cu modificările legislative este esențial pentru ca afacerea ta să fie raliată la specificul domeniului.

5. Datele tale sunt în siguranță, fiind eliminate substanțial riscurile privind pierderea bazei de date aferente unei anumite perioade. Soluțiile informaționale moderne de contabilitate oferă instrumente avansate privind stocarea acestora.

6. Ai garanția gestionării eficiente a tuturor paradigmelor digitalizării fiscale. Programele contabile integrate sau softurile de facturare cu funcții integrate îți oferă posibilitatea includerii paradigmelor fiscale precum E-factura, E-transport. Astfel, este facilitată maniera de transmitere a facturilor emise în cadrul sistemului RO e-Factura precum și a întocmirii notificării referitoare la transporturile care trebuie declarate în cadrul sistemului RO e-Transport.

Rațiuni în care se poate sprijini decizia de adoptare a unui soft contabil: gestiune volume mari de date, minimizarea erorii umane, acces la rapoarte multiple, actualizări permanente de legislație, securitatea datelor și garanța menținerii ritmului tehnologic în materie de digitalizare a afacerii

Astfel, iată mai sus 6 dintre cele mai importante rațiuni în care poate fi susținută decizia de implementare a unui soft contabil la nivelul departamentului de contabilitate din cadrul companiei tale.

Acum ca ai decis să achiziționezi un astfel de soft, probabil că ești în căutarea celui mai potrivit. Am sintetizat pentru tine, din experiența noastră practică, cele mai importante aspecte de care trebuie să ții cont la achiziția programului de contabilitate.

1. Posibilitatea realizării permanente a mentenanței. Un aspect de bază în decizia de achiziție a unui soft de contabilitate este legat de asigurarea proceselor de mentenanță în sensul actualizării permanente a acestuia funcție de modificările legislative. Indiferent de toate celelalte funcționalități oferite de program, dacă nu este asigurată mentenanța, îți recomandăm reconfigurarea deciziei de adoptare cu privire la un soft potrivit din acest punct de vedere.

2. Posibilitatea integrării anumitor funcții specifice. De exemplu, pe fondul modificărilor de ultimă oră, raportat la sistemele digitale informatizare RO e-Factura, RO e-Transport, SAF-T este important să gestionăm toate aceste schimbări din cadrul programului de contabilitate sau facturare. De aceea, un soft care să integreze aceste funcții este de un real ajutor pentru creșterea gradului de performanță a gestionării datelor.

3. Disponibilitatea mai multor module în cadrul programului (gestiune stocuri, imobilizări, generare declarații fiscale). Cu cât programul este mai complex, cu atât se reduc sarcinile multiple (cu realizarea operațiunilor de import/export date) și crește gradul de acuratețe a datelor.

4. Posibilitatea adaptării softului la cerințele și specificitățile domeniului de activitate al companiei. Este importantă comunicarea deschisă și permanentă cu membrii echipei IT, pentru a adapta diverse funcții ale programului la nevoile specifice de informare ale entității. De aceea, echipa care pune bazele programului trebuie să cunoască și zona economică, pentru ca parteneriatul să fie bazat pe profesionalism.

5. Alege un program care să îți confere cel mai ridicat nivel de încredere. Este semnificativ ca funcționalitatea și corectitudinea privind înregistrarea datelor sa fie un aspect garantat. De asemenea, trebuie să ții cont și de posibilitatea acordării personalizate a drepturilor de utilizare a programului (persoana responsabilă de facturare să dețină acces restricționat la partea de salarizare, întocmire state de plată etc.)

6. Ține cont și de posibilitatea utilizării softului în modul remote. Având în vedere popularizarea telemuncii și în domeniul financiar-contabil, este bine să ții cont și de posibilitatea utilizării programului fără stocarea în prealabil a acestuia pe servere proprii. Astfel, angajații pot să îndeplinească task-uri în situații conjuncturale care impun condiții speciale de muncă, precum a fost perioada pandemică.

Rațiuni în care se poate sprijini decizia de adoptare a celui mai performant soft contabil: realizarea cu o anumită regularitate a mentenanței, integrare cu funcții moderne, complexitate prin diverse module integrate, comunicare deschisă cu echipa de IT, încredere în maniera de lucru a softului, posibilitatea de utilizare în modul remote.

În urma parcurgerii informațiilor prezentate prin intermediul acestui material, ai toate bazele pentru a adopta de îndată soluția informatizării proceselor contabile din cadrul companiei tale. De asemenea, regăsești 6 dintre cele mai importante aspecte, identificate de noi, pe baza experienței practice, pentru tine, pentru ca decizia implementării celei mai potrivite aplicații contabile să fie facilitată.

• Referințe principale de informare

Palade Doina, Tanasă Florentin-Emil, Impactul tehnologiilor informaționale asupra sistemelor de contabilitate, Ceccar Business Magazine, Numărul 24, 13-19 septembrie 2016.

Bajan Maia, The impact of information technologies on accounting, Conferința “Contabilitatea şi auditul în condiţiile globalizării: realităţi şi perspective de dezvoltare”, Chişinău, Moldova, 19-20 aprilie 2018.