Chitanța. Instrument de plată pe cale de dispariție în contextul E-factura?

Sistemul RO e-factura la care s-au angrenat toate companiile începând cu anul 2024 a pus bazele reformei digitale complete a proceselor organizaționale. Afacerile nu vor mai arăta niciodată ca înainte de implementarea paradigmei digitalizării fiscale raportat îndeosebi la e-factura precum și la ceilalți piloni ai maratonului modernizării fiscale.

Nu mai reprezintă o noutate pentru niciun antreprenor obligativitatea încărcării facturilor emise în relațiile comerciale de tip B2B în SPV (Spațiul Public Virtual) începând cu 1 ianuarie 2024. Unul dintre elementele cu semnificație considerabilă din conținutul facturii electronice este redat de instrumentul de plată. Cu toate acestea, practica arată tratarea cu superficialitate a acestui aspect la momentul emiterii documentului.

Una dintre soluțiile puse la dispoziție contribuabililor pentru emiterea facturilor electronice este reprezentată de aplicația e-factura care poate fi accesată prin intermediul link-ului https://www.anaf.ro/CompletareFacturaSimplificat/faces/factura/informatiigenerale.xhtml. Aceasta este oferită în forma simplificată sau complexă. Pentru complexitatea procesului de emitere, aceasta acoperă mai multe secțiuni oferind contribuabililor posibilitatea întocmirii documentului în formă simplificată sau extinsă. Printre elementele obligatorii ale documentului, secțiunea BG-4 din cadrul formularului facturii electronice punctează la subsecțiunea BG-16 codul tipului de instrument de plată, aspect evidențiat pe baza imaginii de mai jos.

Acest aspect trebuie tratat cu responsabilitate de către cel care emite factura întrucât reprezintă bază fundamentală pentru reflectarea imaginii fidele a activității companiei. De cele mai mult ori însă, practica arată exact contrariul, codul introdus aferent modalității de plată fiind eronat.

Cunoaștem cu toții din practica comercială modalitățile de stingere a unei creanțe, respectiv de achitare a unei datorii. Reamintim, că printre cele mai populare metode de stingere a unei creanțe/achitare a unei datorii sunt redate de instrumentele cu numerar (chitanță) sau instrumentele fără numerar (prin intermediul contului bancar). În acest sens, este important să ținem cont de metoda concretă de încasare a creanței, pentru a specifica exact codul aferent operațiunii.

Îți prezentăm mai jos codurile de care trebuie să ții cont la momentul emiterii facturii electronice funcție de metoda de încasare dorită: Dacă încasarea se realizează în numerar, pe baza chitanței, se alege codul 10-în numerar. În situația în care încasarea se realizează pe baza metodelor moderne, fără prezența efectivă a banilor cash, se utilizează codul 42–plata în contul bancar. Iată mai jos exemplele concrete:

Dacă factura este emisă cu ajutorul programelor proprii de facturare, trebuie să verificăm setările acestuia în materie de modalitate de plată, pentru ca transmiterea documentului în cadrul platformei să se realizeze având la bază reflectarea imaginii corecte a tranzacției. Neconcordanțele care pot să apară ca urmare a menționării greșite a modalității de încasare sunt semnificative, cu impact asupra consemnării corecte a operațiunii în cadrul evidenței contabile.

Chiar dacă pentru antreprenor este important să încaseze factura, indiferent de modul de realizare a acestui aspect, pentru profesionistul contabil primează înregistrarea completă, exactă și oportună a operațiunii în contabilitate. Astfel, acesta nu are cum să intuiască modul de încasare a facturii, responsabilitatea notării corecte a codului aferent acesteia intrând în sarcina contribuabilului.

Acum că știm aceste aspecte corelate la importanța menționării instrumentului de plată pe factura transmisă prin sistemul național e-factura, se pune următoarea întrebare: care este viitorul documentului chitanță în contextul RO e-facturii? Tendința generalizată constatată pe terenul practicii antreprenoriale este de minimizare masivă a utilizării instrumentelor tradiționale de plată, cele relaționate la existența numerarului. Se încurajează utilizarea tot mai puțin frecventă a numerarului, în detrimentul plății realizate cu cardul sau prin metode care implică absența cash-ului. Cum va afecta implementarea RO e-facturii perpetuarea documentului de încasare? Care sunt proiecțiile cu privire la modalitățile de plată, respectiv încasare?

Conform unui studiu internațional realizat în anul 2022 în rândul indivizilor din cadrul a 14 țări pe tema Atitudini față de metodele de plată, a fost constatată ponderea covârșitoare a celor care se îndreaptă nestingherit spre utilizarea instrumentelor de plată fără numerar (9/10 participanți la studiu din cadrul fiecărei țări utilizează metoda de plată cu cardul). Aducerea studiului aproape de anul 2024, în contextul dominării pieței financiare de instrumente moderne de plată deplasează conul de lumină spre eliminarea treptată a banilor lichizi și înlocuirea acestora cu cele mai actuale instrumente de plată.

Întrebarea care se poate pune în continuare este legată de maniera în care paradigma e-facturii va contribui la diminuarea interesului pentru utilizarea banilor lichizi. Ce ar sta la baza unei asemenea supoziții? Este ea un mit sau conturează o realitate îndepărtată sau nu tocmai foarte îndepărtată a problematicii?

Pe baza trendului evolutiv al societății informaționale moderne și sprijinit de paradigmele digitalizării fiscale, se poate intui o dispariție a instrumentelor de plată cu numerar, și implicit a documentului justificativ chitanță. Totul, în detrimentul utilizării masive a mijloacelor de plată care nu implică utilizarea efectivă a banilor cash.

Așadar, materialul de mai sus te ajută să integrezi corect instrumentele de plată în cadrul sistemului de facturare electronică, astfel încât documentul transmis prin intermediul platformei să fie complet și să constituie bază corectă la înregistrarea în contabilitate a operațiunii contabile și implicit la reflectarea unui imaginii fidele a activității companiei tale. De asemenea, se produce și o conștientizare a rolului chitanței în contextul e-factura și a proiecțiilor existențiale care nu se regăsesc tocmai pe direcția optimismului în ceea ce privește co-existența documentului alături de factura electronică.

Referințe principale de informare

Site-ul Anaf, Aplicație web pentru completare factură în formatul electronic (XML- UBL) versiunea 1.0.3 disponibil la adresa: https://www.anaf.ro/CompletareFacturaSimplificat/faces/factura/informa tiigenerale.xhtml.

Sondaj internațional realizat de eService și EVO Group în parteneriat cu Visa, ,,Atitudini față de metodele de plată”, mai 2022, disponibil la adresa: https://www.eservice.pl/en/research.