Facturarea electronică din statutul de Persoană Fizică Autorizată
Dacă ești titularul unui PFA și drumul spre racordarea afacerii la noutatea e-facturii ți se pare dificil, în cadrul acestui material vom răspunde tuturor neclarităților pentru ca procesul să fie facilitat.
Fără îndoială, ești deja familiarizat cu obligativitatea utilizării sistemului de facturare electronică începând cu data de 1 ianuarie 2024 în relațiile comerciale care se subscriu modelului B2B. Dacă ești deținătorul unui PFA, trebuie să cunoști obligația pe care o ai cu privire la transmiterea tuturor facturilor emise către parteneri persoane juridice prin intermediul platformei RO e-factura. În plus, luna iulie a anului 2024 aduce cu sine o serie de restricționări privind validitatea facturilor transmise și primite doar în cadrul platformei naționale RO e-factura. Astfel, nu mai pot reprezenta suport documentar pentru înregistrarea în cadrul contabilității facturile care nu se regăsesc în cadrul platformei. Poate drumul privind ralierea afacerii tale la conformitatea legislativă a facturării electronice ți se pare anevoios. De aceea, vei regăsi în cadrul acestui material tot ceea ce ai nevoie pentru ca facilitarea traseului spre implementarea e-facturii să fie o certitudine.
De la bun capăt trebuie să cunoști faptul că factura emisă de către tine trebuie încărcată în maxim 5 zile calendaristice în cadrul sistemului național RO e-factura. Depășirea acestui termen sau chiar netransmiterea acesteia implică aplicarea unor sancțiuni care se pot dovedi usturătoare pentru finanțele companiei tale.
Primul popas…
În primul rând, pentru a putea transmite facturile emise în cadrul sistemului național RO e-factura, este necesar să deții un cont activ în cadrul Spațiului Public Virtual. Cum obții dreptul de acces în cadrul SPV? Există două modalități de obținere a acestuia. Prima modalitate se rezumă la deschiderea contului pe baza credențialelor de logare (nume de utilizator și parolă). A doua modalitate implică deținerea unui certificat digital de semnătură electronică digitală. Pentru a putea transmite facturile emise în cadrul sistemului RO e-factura este necesar să deții dreptul de acces în cadrul SPV prin apelul la cea de-a doua metodă menționată. Pentru mai multe detalii te invit să accesezi link-ul următor care face referire la un material postat anterior cu privire la procedura de înrolare în cadrul SPV a unui SRL (pașii sunt identici și pentru un PFA): https://blog.mfirme.ro/2024/07/10/procedura-de-inrolare-in-spatiul-public-virtual-spv-a-unei-societati-cu-raspundere-limitata-srl/.
Al doilea popas. E-factura. Pași spre transmiterea în cadrul sistemului
Odată cu deținerea dreptului de acces în cadrul SPV, poți trece la următorii pași pentru transmiterea facturilor emise. Pentru a transmite facturile emise către partenerul de business, ai la dispoziție două modalități prezentate mai jos:
#1 Transmiterea facturii emise prin intermediul platformei RO e-factura, direct pe site-ul ANAF-ului
- Conectarea prin intermediul site-ului ANAF, la secțiunea autentificare RO e-factura;
- Prezentarea certificatului digital calificat și introducerea parolei;
Accesarea meniului E-factura și a opțiunii Trimitere factură
Încărcarea documentului în format xml și obținerea indexului de încărcare (selectarea codului fiscal al companiei tale, alegerea fișierului, transmitere xml factură) în termen de maxim 5 zile calendaristice din momentul emiterii acesteia- Verificarea statusului fișierului transmis pe baza indexului de încărcare primit anterior
Dacă documentul încărcat respectă toare rigorile prevăzute legislativ în materie de completitudine și corectitudine a acestuia, se notifică transmiterea cu succes a acestuia în cadrul sistemului. În situația în care fișierul este incorect transmis, se identifică eroarea și se recurge la încărcarea corectă a acestuia în cadrul sistemului.
#2 Transmiterea facturii emise direct din cadrul aplicației informatice de facturare
Timpul semnificativ crescut cu emiterea facturii în format xml și transmiterea manuală a acesteia prin intermediul SPV a dat naștere implementării unui sistem de transmitere automată a facturilor din cadrul aplicației de facturare utilizată direct de către companie.
Modificările legislative lansate începând cu 1 iulie 2024 schimbă profund regulile jocului pe tărâmul e-facturii. După acest moment, doar facturile trecute prin sistemul național RO e-factura vor deține statutul de document oficial, devenind singura bază validă pentru înregistrarea operațiunilor în evidențele financiar-contabile ale companiilor. De aceea, dezvoltatorii de aplicații contabile au conturat soluții de automatizare a procesului de transmitere a unei facturi electronice în RO e-factura. Identificarea unui program de facturare care să corespundă nevoilor de emitere, validare, transmitere a documentelor emise precum și verificare și preluare a documentelor primite devine o soluție indispensabilă.
Să recapitulăm!
Dacă ești titularul unui PFA, ești deja în cunoștință de cauză cu privire la obligativitatea transmiterii facturilor emise în relația de tip B2B în cadrul platformei RO e-factura, începând cu 1 ianuarie 2024. Modificările aduse asupra subiectului începând cu 1 iulie 2024 produce o responsabilizare și mai semnificativă pentru ralierea la conformitate legislativă și identificarea celor mai adecvate instrumente privind buna gestionare a problematicii e-facturii.
Pentru o gestionare corespunzătoare a transmiterii facturii electronice prin intermediul RO e-factura am prezentat mai sus două modalități într-o manieră facilă de asimilat de către antreprenori. Prima soluție a transmiterii facturii este redată de interacțiunea directă cu platforma RO e-factura. Aceasta necesită mai multă atenție din partea ta, pentru transmiterea completă și corectă a documentului. Cea de-a doua soluție face apelul la furnizori specializați în software de facturare și gestiune a datelor, care, pe baza aplicației informatice pregătesc cele mai eficient metode de emitere, validare, transmitere, primire și generare a documentelor din RO e-factura.
Varianta aleasă de tine are la bază resursele financiare de care dispui precum și disponibilitatea temporală pe care o deții ca titular de business, alături de o serie de competențe digitale de bază.
- Referință principală de informare
Site-ul Agenției Naționale de Administrare Fiscală, disponibil la adresa: https://www.anaf.ro/anaf.
Autor: Dr. Ec. Claudia-Florina Botar
0 Comments